和海外客户开会,最容易出错的不是语言,是时间:你以为的下午三点,对方可能是凌晨。时间换算错一次,会议就白约了,客户还会觉得你不专业。
换算:两个时区一起写
约会时同时写两个时区的时间,比如北京时间几点、客户当地时间几点,再加城市名。只写缩写容易混,夏令时一变就错,城市名加具体时间最稳。
确认:对方回复了才算约好
发出会议邀请后,等对方回复确认再算约好;会前一天再发一次双方时间的确认,附上换算后的两个时间。确认多花一分钟,少一次空等。
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会后:纪要与下一步写清楚
会后把纪要与下一步写下来发给客户:定了什么、谁负责、什么时候交。纪要写清楚,时区换算的功夫才没有白费,下一次会议也更好约。
夏令时:每年变两次的日子要留心
不少国家每年实行夏令时,时钟拨快或拨慢一小时,换算结果跟着变。约会前先查一下客户所在地的夏令时安排,尤其在三月与十一月前后,换算时把夏令时算进去,就不会约错。
日历:让工具帮你换算
发会议邀请时用带时区的日历工具,邀请里写清两个时区的时间,工具会自动按每个人的本地时间显示。工具算出来的时间,自己再人工核对一次,双重确认才稳。
时差算错的代价不只是错过一次会议,客户会觉得你不细心,下一次约会就更难约。把换算与确认做成固定动作,每次约会都走一遍,时间就不会再出错。
时间确认做得细,海外客户的合作节奏就稳,会议不再因为时差白跑一趟。
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