和海外客戶開會,最容易出錯的不是語言,是時間:你以為的下午三點,對方可能是凌晨。時間換算錯一次,會議就白約了,客戶還會覺得你不專業。
換算:兩個時區一起寫
約會時同時寫兩個時區的時間,比如北京時間幾點、客戶當地時間幾點,再加城市名。只寫縮寫容易混,夏令時一變就錯,城市名加具體時間最穩。
確認:對方回復了才算約好
發出會議邀請後,等對方回復確認再算約好;會前一天再發一次雙方時間的確認,附上換算後的兩個時間。確認多花一分鐘,少一次空等。
相關服務:WorldFirst
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會後:紀要與下一步寫清楚
會後把紀要與下一步寫下來發給客戶:定了什麼、誰負責、什麼時候交。紀要寫清楚,時區換算的功夫才沒有白費,下一次會議也更好約。
夏令時:每年變兩次的日子要留心
不少國家每年實行夏令時,時鐘撥快或撥慢一小時,換算結果跟着變。約會前先查一下客戶所在地的夏令時安排,尤其在三月與十一月前後,換算時把夏令時算進去,就不會約錯。
日曆:讓工具幫你換算
發會議邀請時用帶時區的日曆工具,邀請里寫清兩個時區的時間,工具會自動按每個人的本地時間顯示。工具算出來的時間,自己再人工核對一次,雙重確認才穩。
時差算錯的代價不只是錯過一次會議,客戶會覺得你不細心,下一次約會就更難約。把換算與確認做成固定動作,每次約會都走一遍,時間就不會再出錯。
時間確認做得細,海外客戶的合作節奏就穩,會議不再因為時差白跑一趟。
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